Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, cơ quan thuế đang tích cực triển khai hình thức sử dụng hóa đơn điện tử để tiết kiệm được chi phí và thời gian cho các doanh nghiệp sử dụng. Để hiểu rõ cách sử dụng và phân biệt các loại hóa đơn điện tử ta tìm hiểu các nội dung chính sau đây:
1. Khái niệm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Mã của cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế là một dãy gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra.
3. Đối tượng áp dụng
– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn không có mã)
+ Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng
– Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
+ Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký hiệu hóa đơn
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Ví dụ: 1C21DAA – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Ví dụ: 1K22TYY – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
+ Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Có mã của cơ quan thuế
+ Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích vào mục Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
+ Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Không có mã của cơ quan thuế.
+ Tại mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn hình thức phù hợp ở mục b.
+ Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn phương án phù hợp.
- Xuất hóa đơn
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số
B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã
B4: Gửi cho người mua
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số
B3: Gửi cho người mua
- Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
+ Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã.
+ Bên mua có thể vào website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì có 2 hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế:
+ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý).
+ Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua).Chỉ có hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền mới kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, còn hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì không làm được điều này.