Ghi chép trên tài khoản kế toán là việc phản ánh sự biến động của tài sản, nguồn vốn và các quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị vào các tài khoản kế toán, có 2 phương pháp ghi chép: phương pháp ghi đơn trên tài khoản kế toán và ghi kép trên tài khoản kế toán.
1.Phương pháp ghi đơn:
1.1 Định nghĩa:
Ghi đơn trên tài khoản kế toán là phương thức phản ánh riêng rẽ, độc lập sự biến động của từng mặt, từng bộ phận của tài sản do nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra vào từng tài khoản riêng biệt
1.2 Đặc điểm:
Phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán 1 cách rời rạc, không phản ánh được quan hệ khách quan với các đối tượng.
1.3 Ưu điểm nhược điểm:
– Ưu điểm: Thực hiện đơn giản dễ làm
– Nhược điểm: Chỉ phản ánh kiểm tra giám sát được sự vận động riêng rẽ, độc lập của bản thân từng đối tượng kế toán cụ thể. Không thực hiện được mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó không chỉ rõ nguyên nhân biến động của các đối tượng kế toán.
1.4 Phạm vi áp dụng:
Ghi đơn thực hiện trong các trường hợp sau
– Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản ngoài bảng
– Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết. Ghi chép vào tài khoản chi tiết chỉ là ghi số liệu cụ thể hóa số liệu đã ghi ở tài khoản tổng hợp.
2 Phương pháp ghi kép:
2.1 Khái niệm:
Ghi kép trên tài khoản kế toán là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản kế toán có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán.
2.2 Cơ sở của phương pháp:
Ghi kép là phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với sự biến động của đối tượng kế toán mà các đối tượng kế toán có quan hệ tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Sự biến động này không nằm ngoài 4 trường hợp: Tài sản này tăng thì tài sản khác giảm
Nguồn vốn này tăng thì nguồn vốn khác giảm
Tài sản này tăng thì nguồn vốn kia tăng
Tài sản này giảm thì nguồn vốn kia giảm
Ghi kép được thể hiện dưới dang định khoản kế toán
2.3 Định khoản kế toán:
2.3.1 Thế nào là định khoản kế toán:
Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán.
2.3.2 Các bước định khoản kế toán:
Bước 1: Phân tích nội dung nghiệp vụ kinh tế xác định đối tượng kế toán chịu ảnh hưởng từ đó xác định tài khoản kế toán cần sử dụng.
Bước 2: Xác định mức độ ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến các đối tượng kế toán và căn cứ vào kết cấu chung của tài khoản kế toán để xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có.
2.3.4 Các loại định khoản kế toán:
Có 2 loại định khoản kế toán là định khoản kế toán giản đơn và định khoản kế toán phức tạp.
* Định khoản kế toán giản đơn:
Là định khoản kế toán chỉ liên quan đến 2 tài khoản tổng hợp cho 1 nghiệp vụ kinh tế
* Định khoản kế toán phức tạp:
Là định khoản kế toán liên quan ít nhất đến 3 loại tài khoản tổng hợp cho một nghiệp vụ kinh tế.
Định khoản kế toán phức tạp có thể có các dạng sau:
-Nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể ghi nợ 1 tài khoản đối ứng với ghi có cho nhiều tài khoản khác
-Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi có cho 1 tài khoản đối ứng với ghi nợ cho nhiều tài khoản khác
-Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nợ nhiều tài khoản đối ứng với ghi có nhiều tài khoản khác
Thực chất của định khoản kế toán phức tạp là do nhiều định khoản kế toán giản đơn ghép lại. Hay nói cách khác một định khoản kép phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản kép giản đơn
*Nguyên tắc ghi kép:
– Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi ít nhất vào 2 tài khoản kế toán có liên quan
– Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng được ghi nợ 1 tài khoản đối ứng với ghi có 1 tài khoản; ghi nợ 1 tài khoản đối ứng với ghi có nhiều tài khoản; ghi nợ nhiều tài khoản đối ứng với ghi có 1 tài khoản hoặc ghi nợ nhiều tài khoản đối ứng với ghi có nhiều tài khoản
– Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất đa dạng và phản ánh nhiều nội dung kinh tế. Nhưng xét sự ảnh hưởng của chúng tới tài sản và nguồn vốn của đơn vị thì không nằm ngoài 4 trường hợp sau:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến tài sản làm cho 1 hoặc 1 số tài sản tăng và 1 hoặc 1 số tài sản giảm tương ứng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến nguồn vốn làm cho 1 hoặc 1 số nguồn vốn tăng và 1 hoặc 1 số nguồn vốn giảm tương ứng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến cả tài sản và nguồn vốn làm cho tài sản tăng và nguồn vốn tăng tương ứng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến cả tài sản và nguồn vốn làm cho tài sản giảm và nguồn vốn giảm tương ứng
Trong 1 định khoản kế toán số tiền ghi nợ và số tiền ghi có của các tài khoản đối ứng bao giờ cũng bằng nhau. Do đó tổng số tiền phát sinh trong kỳ bên nợ của các tài khoản bao giờ cũng bằng tổng số tiền phát sinh bên có của các tài khoản.
Tài liệu tham khảo: Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Giáo trình Nguyên lý kế toán Trường đại học kinh doanh và công nghệ Hà Nội, Giáo trình Nguyên lý kế toán Trường Đại học Thương mại.