Chứng từ kế toán (CTKT) là những giấy tờ mà hàng ngày hàng giờ kế toán đều phải tiếp xúc. Nhưng không phải kế toán nào cũng hiểu rõ về chứng từ kế toán. Bài viết sau đây, kế toán Minh Huy sẽ tổng hợp các quy định về chứng từ mà kế toán cần biết và hiểu.
Nội dung chính
Bài viết liên quan: Quy định và nguyên tắc cơ bản trong kế toán
1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán
CTKT: là những bằng chứng, chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Ví dụ chứng minh cho hàng hóa đã xuất ra khỏi kho chúng ta có phiếu xuất kho, biên bản bàn giao…
2. Yêu cầu về lập chứng từ
– Lập đủ và đúng số liên quy định.
– Ghi chép chứng từ phải khách quan, rõ ràng trung thực đầy đủ các yếu tố, gạch các phần còn trống, không tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời khỏi cuốn. Tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng mẫu in sẵn.
Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp
3. Các yếu tố cơ bản của chứng từ
CTKT dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế phải là chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ.
CTKT hợp pháp là chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành. Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu đơn vị
CTKT hợp lệ là chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Một chứng từ được coi là hợp pháp, hợp lệ phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau:
– Tên gọi chứng từ: phản ánh khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ trong chứng từ: Phiếu nhập, phiếu xuất …
– Số và ngày chứng từ: Phản ánh số thứ tự, thời gian của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian, đảm bảo tính khoa học của công tác kế toán
– Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ, là cơ sở để định khoản và ghi sổ kế toán.
-Quy mô của nghiệp vụ: thể hiện quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh về số lượng, giá trị, là căn cứ để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ, là cơ sở để ghi sổ kế toán.
– Tên, địa chỉ, chữ ký của những người có trách nhiệm vật chất có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ.
Ngoài những yếu tố cơ bản trên, trong một số loại chứng từ còn có các yếu tố bổ sung như: phương thức bán, phương thức thanh toán, định khoản kế toán…
4. Phân loại chứng từ kế toán
a. Phân loại chứng từ kế toán theo tính pháp lý của chứng từ kế toán:
Theo cách phân loại này thì những CTKT được sử dụng trong quá trình hoạt động SXKD của đơn vị được phân ra thành các loại như sau:
– Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: Là hệ thống những CTKT phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi trong nền kinh tế.
– Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: Là hệ thống những chứng từ kế toán được sử dụng trong đơn vị để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ đơn vị.
Loại chứng từ này Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu còn các đơn vị tuỳ từng điều kiện cụ thể của đơn vị mình mà thiết kế sửa đổi bổ sung hoặc bỏ bớt chỉ tiêu trong mẫu biểu cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ kế toán.
b. Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ:
Theo cách phân loại này thì những chứng từ kế toán được sử dụng trong quá trình hoạt động SXKD của đơn vị được phân ra thành các chỉ tiêu sau:
– Chứng từ kế toán lao động và tiền lương: Bảng chấm công – MS 01/LĐTL, Bảng thanh toán lương -MS 02/LĐTL…
– Chứng từ kế toán Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho – MS 01/VT, phiếu xuất kho – MS 02/VT…
– Chứng từ kế toán Bán hàng: Hoá đơn GTGT – MS01/GTKT, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho – MS 02/BH…
– Chứng từ kế toán Tiền mặt: Phiếu thu – MS01/TT, Phiếu chi – MS02/TT..
– Chứng từ kế toán TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ – MS01/TSCĐ…
Cách phân loại này là cơ sở để phân loại, tổng hợp số liệu, định khoản kế toán để ghi sổ kế toán.
c. Phân loại chứng từ kế toán theo địa điểm lập chứng từ (nơi lập)
Theo cách phân loại này thì những chứng từ kế toán được sử dụng trong quá trình hoạt động SXKD của đơn vị được phân ra thành: Chứng từ kế toán bên ngoài và chứng từ kế toán bên trong.
– Chứng từ kế toán bên ngoài: Là những chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động của đơn vị và được lập từ các đơn vị bên ngoài: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho…
– Chứng từ kế toán bên trong: Là những chứng từ kế toán do các bộ phận nội bộ của đơn vị lập,
d. Phân loại chứng từ kế toán theo mức độ khái quát của số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán.
Theo cách phân loại này thì những CTKT được sử dụng trong quá trình hoạt động SXKD của đơn vị được phân ra thành hai loại: Chứng từ gốc và CTKT tổng hợp.
– Chứng từ gốc: Là những CTKT được lập trực tiếp ngay khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành, như: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập…
– CTKT tổng hợp: Là những CTKT do kế toán lập dùng để tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được thuận lợi, giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán. (Chứng từ kế toán tổng hợp không có tính pháp lý vì vậy phải đính kèm chứng từ gốc để chứng minh tính pháp lý của nghiệp vụ kinh tế).
>> Xem thêm: Hướng dẫn học kế toán tổng hợp
Phân biệt tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
Mọi thắc mắc bạn xin để lại comment xuống dưới bài viết để được giải đáp và hỗ trợ tốt nhất.
Trung tâm đào tạo Minh Huy chúc các bạn thành công!