Chứng từ là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán nên chứng từ cần chính xác, rõ ràng cụ thể đầy đủ nội dung. Trong doanh nghiệp, Kế toán xử lý chứng từ theo trình tự sau:
>>> Xem thêm: Tất tần tật những điều cần biết về chứng từ kế toán
Nội dung chính
1. Lập (hoặc tiếp nhận) chứng từ
Đầu tiên, nếu là chứng từ nhận về kế toán sẽ là người nhận được chứng từ hóa đơn, phiếu xuất kho… từ nhà cung cấp hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Sau đó, kế toán sẽ lập các chứng từ nội bộ hoặc chứng từ xuất ra phù hợp.
2. Kiểm tra chứng từ
Mọi chứng từ đều phải được kiểm tra và xác minh là hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác trước khi ghi vào sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ bao gồm các mặt:
Trong khi kiểm tra, nếu phát hiện:
– Có hành vi vi phạm thì từ chối việc thực hiện chứng từ và báo ngay cho thủ trưởng biết để có hướng xử lý kịp thời theo quy định.
– Chứng từ lập sai (sai thủ tục, nội dung, con dấu không rõ ràng…) trả lại cho nơi lập để tiến hành lập lại, lập thêm điều chỉnh chứng từ.
3. Hoàn chỉnh chứng từ
Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh, bổ sung những nội dung thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ được nhanh chóng chính xác. Đó là:
– Ghi giá trên chứng từ theo đúng nguyên tắc tính giá theo quy định hiện hành.
– Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán, tổng hợp chứng từ cùng loại
– Lập định khoản kế toán.
4. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Chứng từ được lập ở nhiều nơi, nhiều bộ phận nhưng phải tập trung về bộ phận kế toán để được phản ánh vào sổ sách. Vì vậy cần tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học giúp cho việc ghi sổ nhanh chóng chính xác kịp thời.
Luân chuyển chứng từ là việc giao chứng từ lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để những bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra xử lý, nắm được tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi vào sổ kế toán.
Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợp đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đến công tác kế toán và thông tin đơn vị. Vì vậy cần phải xây dựng, hoàn thiện kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ đồ cho từng loại chứng từ.
Chứng từ khi chuyển giao phải có sổ giao nhận, chữ ký của các bên giao nhận.
5. Bảo quản lưu trữ chứng từ
– Chứng từ là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, khi cần có cơ sở để đối chiếu kiểm tra với số liệu ghi trong sổ kế toán.
– Hằng tháng khi vào sổ xong, đối chiếu và khoá sổ xong thì tất cả các chứng từ kế toán kỳ đó phải được sắp xếp theo từng loại, theo thứ tự thời gian, gói cẩn thận, bên ngoài ghi tên đơn vị, ngày tháng số chứng từ.
Chứng từ phải được lưu trữ ở phòng kế toán một năm, sau đó dưa vào lưu trữ ở kho của đơn vị.
– Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán:Theo điều 40 khoản 5 luật kế toán Số: 2015:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Đơn vị phải phân công người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ theo đúng chế độ quy định. Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của các tài liệu kế toán lưu trữ.
Mọi chứng từ kế toán đều liên quan đến số liệu trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp nên bạn cần lưu trữ các chứng từ này thật cẩn thận.
Hi vọng, bài viết này của Trung tâm Kế toán Minh Huy giúp các bạn hình dung sự luân chuyển chứng từ trong một doanh nghiệp để có cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ tốt hơn.
>>> Bài viết liên quan: Hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán
Phân biệt tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
Chúc các bạn thành công!